Може здатись, що акти виконаних робіт - це незначна перепона для ведення бізнесу. Проте, в масштабах країни на підготовку та обмін цими документами підприємці витрачають до 34 млрд грн на рік в еквіваленті робочого часу. В умовах війни критично важливо відкинути усе, що заважає підприємцям робити свою роботу.
Кожен підприємець, що має справу з послугами, хоч раз на рік згадував не злим тихим словом акти виконаних робіт. Незрозумілий та, за відчуттями, зайвий документ, який бухгалтер партнерів починає вимагати у незручний момент і терміново.
Звісно, фінансову документацію потрібно оформлювати ретельно, згідно чинного законодавства, і це завжди потребує часу. Проте у випадку з актами виконаних робіт бентежить, що такий первинний документ існує лише на теренах колишнього СРСР, і якщо ви мали справу з експортом послуг, то обов’язково спантеличували цим незрозумілим документом іноземних партнерів.
У розвинених країнах функцію первинних фінансових документів виконують рахунки-фактури (інвойси) та документи, що підтверджують факт оплати. Більше того, країни ЄС з 2014 року переходять на використання так званого e-invoice, що є уніфікованим первинним електронним фінансовим документом для використання серед членів ЄС.
Україна не брала на себе зобов’язання запроваджувати e-invoice, однак якщо вона тримає курс на євроінтеграцію, то e-invoice буде неминучим кроком на певному етапі розвитку нашої країни.
Саме несумісність первинних фінансових документів із рештою країн світу стали причиною змін у законодавстві у 2017 році, які знизили статус акту виконаних робіт та визначили рахунок-фактуру (інвойс) первинним документом.
Проте використання рахунків-фактур (інвойсів) у ролі первинного фінансового документу обмежується здебільшого зовнішньоекономічними операціями для експорту послуг. Натомість бухгалтери надають перевагу і надалі збирати акти виконаних робіт, хоча визнають, що згідно до законодавства це вже не є обов’язковим.
Обіг фактично необов’язкових первинних документів привернув увагу, бо оформлення актів виконаних робіт в регулярному режимі створює додаткові витрати для підприємців, особливо мікро- та малих підприємців. Реальної потреби в цих документах самі підприємці здебільшого не вбачають, а виконують цю вправу, бо це є свого роду правовий звичай.
Увага податкових органів до актів виконаних робіт є основною причиною, чому триває практика із використанням цих документів, коли законодавством вони не вимагаються і судами акти виконаних робіт не розглядаються як самодостатній доказ наявності господарських операцій.
Аналітичний центр CASE Україна провів опитування, на основі якого ми з’ясували, що обіг необов’язкових актів виконаних робіт займав (до війни) до 13% робочого часу бухгалтера та до 5% робочого часу керівника підприємства. В середньому до двох людей брали участь в підготовці та обміні актами виконаних робіт, а на великих підприємства в обіг актів було залучено до 15 співробітників.
Підприємці оцінюють, що на кожну пару актів витрачається 200-300 грн в еквіваленті робочого часу, а загалом підприємці витрачали на підготовку непотрібних документів майже 4000 грн на місяць в еквіваленті робочого часу. Загалом загальні пустопорожні втрати економіки від обігу необов’язкових актів виконаних робіт сягали 34 млрд грн на рік.
Електронний документообіг дещо зменшує витрати на обмін актами виконаних робіт, проте не критично. Лише 29,6% підприємців користуються електронними сервісами для обміну документів і вони за будь-яких умов змушені витрачати час на підготовку та погодження актів. У багатьох випадках контрагенти вимагають паперові копії актів навіть при наявності електронного документообігу.
Більшість підприємців – 74,1% опитаних – підтримують ідею відмови від використання актів виконаних робіт та вважають, що їм було би легше працювати в умовах, коли підписання актів не обов’язкове.
Відмова від обов’язкового оформлення актів виконаних робіт зменшить витрати підприємців на ведення господарської діяльності, а також створить передумови для гармонізації первинних фінансових документів зі світовими практиками (з подальшим повноцінним запровадженням e-invoice).
З огляду на укоріненість практик використання актів виконаних робіт, виглядає доречним на перехідний період (до запровадження e-invoice) паралельний обіг рахунків-фактур (інвойсів) та актів виконаних робіт як первинних фінансових документів. На перехідний період підприємець сам повинен вирішувати який документ використовувати для підтвердження факту понесених витрат, акт виконаних робіт чи рахунок-фактуру (інвойс).
Зафіксувати зміни із використання актів виконаних робіт потрібно законодавчо (відповідний законопроєкт CASE Україна вже підготував), а також відповідним листом-роз’ясненням від податкових органів. Лист-роз’яснення є важливим елементом зміни практик, оскільки фінансисти у своїй діяльності орієнтуються саме на трактування законодавства Державною податковою службою і не налаштовані нести ризики додаткових судових витрат лише, щоб запровадити нововведення з використання первинних фінансових документів.